Genel

Günde 70+ Dakika Tasarruf: Dr. Zeynep Kaya'nın Dijital Dönüşüm Hikayesi

İstanbul'da 12 yıldır hizmet veren Patiler Veteriner Kliniği, Vetigen ile dijital dönüşümünü tamamladı. Dr. Zeynep Kaya'nın deneyimlerini ve elde ettiği sonuçları keşfedin.

Vetigen Ekibi

27 Ocak 2025

4 dk okuma

12 yıl önce İstanbul Kadıköy'de küçük bir muayenehane olarak başlayan Patiler Veteriner Kliniği, bugün 8 kişilik ekibi ve günde ortalama 35 hasta kapasitesiyle bölgenin en bilinen kliniklerinden biri haline geldi. Ancak bu büyüme, beraberinde ciddi operasyonel zorluklar getirdi.

Klinik sahibi ve baş veteriner hekim Dr. Zeynep Kaya, 2024 yılının başında bir karar aldı: Ya dijitalleşeceklerdi ya da büyümeyi durdurmak zorunda kalacaklardı.

Her gün aynı döngüdeydi: Sabah 8'de gelip dosyaları hazırla, akşam 8'e kadar muayene yap, sonra 10'a kadar kayıtları güncelle. Hayatım sadece klinikten ibaretti. Bir şeylerin değişmesi gerektiğini biliyordum.
D
Dr. Zeynep Kaya
Veteriner Hekim, Klinik Sahibi

Dönüşüm Öncesi Durum

Patiler Veteriner Kliniği, Vetigen'e geçmeden önce tipik bir "geleneksel klinik" modelinde çalışıyordu. İşte o dönemdeki temel sorunlar:

Operasyonel Zorluklar

12 yıllık kağıt arşiv: Binlerce hasta dosyası fiziksel olarak saklanıyordu
Manuel SOAP kayıtları: Her muayene için 10-15 dakika yazım süresi
Telefon kabusu: Günde 60-80 arama, çoğu randevu amaçlı
Stok belirsizliği: Hangi ilaçların bittiğini ancak tükenince öğreniyorlardı
Raporlama yok: Aylık performansı ölçmek için saatlerce Excel ile uğraşılıyordu

Personel Tükenmişliği

En ciddi sorun ise personel tükenmişliğiydi. 8 kişilik ekipten 2'si son 6 ayda istifa etmişti. Dr. Zeynep, haftalık 60+ saat çalışıyordu ve iş-yaşam dengesi tamamen bozulmuştu.

Kritik Nokta

Klinik, 2023 yılının son çeyreğinde bir acil hastanın alerji geçmişine zamanında ulaşamadığı için tehlikeli bir durum yaşadı. Bu olay, dijital dönüşüm kararının tetikleyicisi oldu.

Vetigen ile Tanışma

Dr. Zeynep, 3 farklı veteriner yazılımı inceledi. Vetigen'i tercih etme nedenleri:

Türkçe AI desteği: Sesli dikte Türkçe veteriner terminolojisini anlıyordu
Kolay geçiş: Mevcut verilerin aktarımı için destek sunuluyordu
Bulut tabanlı: Her yerden erişim, veri kaybı riski yok
All-in-one: Randevu, SOAP, stok, fatura tek platformda
Türkçe destek: 7/24 Türkçe müşteri hizmetleri

Geçiş Süreci

Veri Aktarımı (1 Hafta)

12 yıllık hasta kayıtları Vetigen ekibi tarafından dijitale aktarıldı. 5.000+ hasta dosyası sisteme yüklendi.

Sistem Kurulumu (2 Gün)

Tüm bilgisayar ve tabletlere yazılım kuruldu. Yazıcı ve barkod okuyucu entegrasyonu yapıldı.

Ekip Eğitimi (3 Gün)

8 kişilik ekibe kapsamlı eğitim verildi. Her personel kendi rolüne özel modülleri öğrendi.

Paralel Çalışma (2 Hafta)

İlk 2 hafta hem eski hem yeni sistem birlikte kullanıldı. Sorunlar anında çözüldü.

Tam Geçiş

3. haftadan itibaren tamamen Vetigen'e geçildi.

6 Aylık Sonuçlar

Vetigen kullanımının 6. ayında ölçülen sonuçlar:

Zaman Tasarrufu

Metrik	Öncesi	Sonrası	Tasarruf
SOAP kayıt süresi	12 dakika	4 dakika	8 dk/hasta
Dosya arama	5 dakika	10 saniye	4.5 dk/hasta
Randevu yönetimi	3 dakika	30 saniye	2.5 dk/hasta
Fatura hazırlama	4 dakika	45 saniye	3 dk/hasta
Günlük toplam (35 hasta)	840 dakika	185 dakika	70+ dakika

Günlük Tasarruf: 70+ Dakika

35 hastaya hizmet veren klinik, her gün toplamda 70 dakikadan fazlatasarruf ediyor. Bu, ayda yaklaşık 35 saate denk geliyor.

Operasyonel İyileşmeler

%90 telefon azalması: Online randevu sistemi sayesinde
%100 stok görünürlüğü: Otomatik stok takibi ve uyarılar
Sıfır kayıp dosya: Tüm veriler bulutta güvenle saklanıyor
Anlık raporlar: Performans metrikleri tek tıkla erişilebilir

Finansal Etki

%25 hasta artışı: Kazanılan zamanla daha fazla hasta kabul edebiliyorlar
%15 stok maliyeti azalması: Daha akıllı sipariş yönetimi
%30 tahsilat hızlanması: Dijital fatura ve ödeme takibi

Ekip Memnuniyeti

Artık gerçek işimize odaklanabiliyoruz. Kağıt dosya aramak yerine hastalarla ilgileniyoruz. Mesai saatlerimiz bile düzeldi.
T
Tekn. Mehmet Demir
Kıdemli Veteriner Teknisyen

En Çok Sevilen Özellikler

Sesli Dikte: Dr. Zeynep, SOAP notlarının %85'ini konuşarak alıyor. "Türkçe tıbbi terimleri mükemmel anlıyor" diyor.
Akıllı Hatırlatmalar: Aşı ve kontrol hatırlatmaları otomatik gönderiliyor. Pet sahipleri memnun.
Stok Uyarıları: Minimum stok seviyesi uyarıları sayesinde hiçbir ilaç tükenmeden sipariş veriliyor.
Mobil Erişim: Dr. Zeynep, acil durumlarda evden bile hasta geçmişine erişebiliyor.
Raporlama: Aylık performans raporları 2 tıkla hazır.

Dr. Zeynep'in Tavsiyeleri

Dijital dönüşümü ertelemeyin. Ben de yıllarca "şimdi zamanı değil" dedim. Ama şimdi düşünüyorum da, keşke daha önce başlasaymışım. Kaybettiğim saatleri geri alamam.
D
Dr. Zeynep Kaya
Veteriner Hekim, Klinik Sahibi

Dr. Zeynep'in dijital dönüşüm yapmak isteyen meslektaşlarına tavsiyeleri:

Korkmayın: Geçiş süreci düşündüğünüzden daha kolay
Ekibi dahil edin: Personelin görüşlerini alın ve onları sürece dahil edin
Sabırlı olun: İlk 2-3 hafta adaptasyon dönemi olacak
Desteği kullanın: Yazılım firmasının eğitim ve destek hizmetlerinden yararlanın
Ölçün: Öncesi ve sonrası metrikleri karşılaştırın

Geleceğe Bakış

Patiler Veteriner Kliniği, 2025 yılında ikinci şube açmayı planlıyor. Dr. Zeynep, Vetigen'in çoklu şube yönetimi özelliğini kullanarak her iki lokasyonu tek bir platformdan yöneteceğini belirtiyor.

Vetigen'in kliniğinizi nasıl dönüştürebileceğini merak ediyor musunuz? Öncesi ve Sonrası karşılaştırma sayfamızda hasta yolculuğunun her adımında yaşanan farkı keşfedin.

Siz de Dönüşün

Dr. Zeynep gibi yüzlerce veteriner hekim, Vetigen ile dijital dönüşümünü tamamladı. Kliniğinize özel bir demo ve verimlilik analizi için bugün iletişime geçin.