Veri İşleme Sözleşmesi

Bu Veri İşleme Sözleşmesi (DPA), hizmet sözleşmesine dahil edildiği ölçüde, müşteri kliniğin veri sorumlusu ve ABD merkezli Vetigen Incorporation’ın veri işleyen olarak hareket ettiği işlemleri düzenler. Web sitesinin ziyaret edilmesi tek başına bu sözleşmenin kurulması veya veri sahiplerinin açık rızası anlamına gelmez. Taraflar arasında ayrıca imzalanmış özel veri işleme hükümleri varsa ilgili kapsamda bunlar uygulanır.

Vetigen’in amaç ve araçlarını kendisinin belirlediği hesap, faturalandırma, güvenlik ve web sitesi işlemleri bu veri işleyen rolünden ayrıdır ve Gizlilik Bildiriminde açıklanır.

• Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

Konu, seçilen veterinerlik yazılımı ve destek hizmetinin sunulmasıdır. İşleme; kayıt toplama, düzenleme, saklama, yetkili erişim, iletişim iletimi, talep edilen yapay zekâ işlemleri, aktarım, dışa aktarma ve silme faaliyetlerini içerebilir. Süre, hizmet sözleşmesi ve sona erme sonrası gerekli iade/silme işlemleri ile hukuki saklama yükümlülüklerine bağlıdır.

• İlgili kişiler: klinik çalışanları ve kullanıcıları, müşteri/hasta sahipleri, iletişim kişileri ve kayıtlarda bilgisi bulunan diğer kişiler.
• Veri türleri: kimlik/iletişim bilgileri, klinik ilişkileri, hayvan ve bakım kayıtlarıyla bağlantılı bilgiler, randevu ve iletişim kayıtları, işlem/finans verileri ve yüklenen ekler.
• Veti, SOAP, ses ve belge işleme: etkinleştirilen özellik için gerekli içerik ve klinik bağlamı. Gereksiz insan sağlık verisi veya başka özel nitelikli kişisel veri yüklenmemelidir.

Klinik, veri toplama ve aktarımının hukuki sebebini belirlemek, gerekli aydınlatmayı yapmak, gerektiğinde ayrı rıza almak, doğru iletişim tercihlerini uygulamak ve kullanıcı yetkilerini yönetmekten sorumludur. Hizmet sözleşmesi, etkinleştirilen özellikler, yetkili kullanıcı işlemleri ve belgelenmiş destek talepleri talimat kapsamını oluşturur.

Vetigen verileri yalnız belgelenmiş talimatlarla ve kararlaştırılmış amaçlar için işler; kanuni zorunluluk bulunursa hukuken yasak olmadığı ölçüde kliniği bilgilendirir. Bir talimatın veri koruma hukukunu ihlal ettiğini değerlendirirse kliniğe bildirir ve ilgili işlem açıklığa kavuşana kadar durdurulabilir. Klinik verilerinin genel amaçlı model eğitimi için kullanılması bu DPA ile yetkilendirilmez.

Vetigen, verilere erişen yetkili kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını ve riskle orantılı teknik/organizasyonel önlemleri sağlamakla yükümlüdür. Yetkilendirme, klinik erişim sınırları ve işlem kayıtları ilgili kontroller arasındadır. Önlemlerin kapsamı hizmet ve işleme riskine göre değerlendirilir.

• Güvenlik politikası

Hizmet için kullanılan alt işleyiciler, ilgili veri koruma yükümlülüklerini taşıyan düzenlemelere tabi olmalıdır. Vetigen, alt işleyicinin bu yükümlülüklerinin yerine getirilmesinden ilgili mevzuat ve sözleşme kapsamında sorumludur. Klinik, hizmet için gerekli listelenmiş alt işleyicilerin kullanımına bu DPA kapsamında genel yetki verir; ekleme veya değiştirme halinde önceden bilgi ve veri koruma gerekçesiyle itiraz imkânı sağlanır.

Bir itirazda taraflar, ilgili özelliğe alternatif sağlayıcı veya işlemenin sınırlandırılması gibi çözüm yollarını değerlendirir. Çözüm bulunamazsa etkilenen hizmetin devamı ve sona ermesi hizmet sözleşmesine göre ele alınır. Website reklam sağlayıcıları her durumda klinik verisi alt işleyicisi sayılmaz.

• Sağlayıcı listesi

Vetigen, işlemenin niteliği ve elindeki bilgiler ölçüsünde; ilgili kişi talepleri, güvenlik, ihlal bildirimleri, veri koruma etki değerlendirmesi ve yetkili makamla istişare yükümlülüklerinde kliniğe yardımcı olur. Doğrudan alınan klinik verisi talepleri ilgili veri sorumlusuna yönlendirilir; kanuni gereklilik dışında kliniğin yerine bağımsız karar verilmez.

Vetigen bu DPA yükümlülüklerini göstermek için gerekli bilgileri sağlar ve kliniğin veya yetkilendirdiği bağımsız denetçinin denetimine katkıda bulunur. Denetimin kapsamı, bildirim, gizlilik ve diğer müşterilerin güvenliğini koruyan yöntemler taraflarca düzenlenir; bu düzenleme kanuni denetim hakkını ortadan kaldırmaz.

Vetigen, veri işleyen rolünde öğrendiği kişisel veri ihlalini kliniğe gereksiz gecikme olmaksızın bildirir. Mevcut olduğu ölçüde ihlalin niteliği, etkilenen veri/kişi kategorileri, muhtemel etkiler, alınan/önerilen tedbirler ve iletişim noktası paylaşılır; bilgiler gerekirse aşamalı tamamlanır. Kliniğin yetkili makam ve ilgili kişilere karşı bildirim yükümlülüğü devam eder.

Yurt dışı işleme için ilgili hukukta geçerli aktarım mekanizması ayrıca sağlanmalıdır. Bu DPA, kendiliğinden KVKK standart sözleşmesi, AB standart sözleşme maddeleri veya BK aktarım belgesi yerine geçmez. Sağlayıcı, ülke, veri türü ve uygulanabilir güvence hizmete özgü olarak belirlenir; gerekli belgeler aktarım şartlarının parçasıdır.

Hizmet sona erdiğinde kliniğin seçimine göre kişisel verilerin iadesi veya silinmesi ve mevcut kopyaların silinmesi sağlanır; kanunen saklanması gereken veriler hariçtir. İşlemin kapsamı ve takvimi veri sahipliği, dışa aktarma talebi ve gerekli teknik adımlar gözetilerek belirlenir. Hukuki amaçla korunan verilere erişim bu amaçla sınırlı kalır.

Kişisel hesabın silinmesi, klinik sözleşmesinin sona ermesiyle aynı işlem değildir. Her iki işlem de ilgisiz kliniklerin veya diğer veri sorumlularının kayıtlarını topluca silme talimatı oluşturmaz. Otomatik 90 günlük toplu silme veya silme sertifikası üretimi bu sözleşmenin varsayılan işleyişi değildir.

Gizlilik ve veri taleplerinizi hello@vetigen.com adresinden Vetigen Incorporation’a iletebilirsiniz. Talebinizi, ilgili hesabı veya kliniği ve yanıt için iletişim bilgilerinizi belirtin. Kimliğinizi doğrulamak için gerekli ve ölçülü ek bilgi isteyebiliriz; parola veya doğrulama kodu göndermeyin.