Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) regelt, soweit er in die Leistungsvereinbarung einbezogen ist, Verarbeitungen, bei denen die Kundenpraxis Verantwortlicher und die in den USA ansässige Vetigen Incorporation Auftragsverarbeiter ist. Der bloße Websitebesuch begründet weder diesen Vertrag noch eine Einwilligung betroffener Personen. Gesondert unterzeichnete spezielle Verarbeitungsbedingungen gelten in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich.

Vetigens Verarbeitung für Konto, Abrechnung, Sicherheit und Website, bei der Vetigen Zwecke und Mittel bestimmt, ist von dieser Auftragsverarbeiterrolle getrennt und wird in den Datenschutzhinweisen erläutert.

• Datenschutzhinweise

Gegenstand ist die Bereitstellung der gewählten Tierarztsoftware und Supportleistung. Die Verarbeitung kann Erhebung, Organisation, Speicherung, berechtigten Zugriff, Nachrichtenzustellung, angeforderte KI-Vorgänge, Übertragung, Export und Löschung umfassen. Die Dauer richtet sich nach der Leistungsvereinbarung, erforderlicher Rückgabe/Löschung nach Beendigung und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

• Betroffene Personen: Praxismitarbeitende und Nutzer, Kunden/Tierhalter, Kontaktpersonen sowie andere Personen, deren Informationen in Unterlagen enthalten sind.
• Datenarten: Identitäts-/Kontaktdaten, Praxisbeziehungen, mit Tieren und Versorgungsunterlagen verknüpfte Informationen, Termin- und Kommunikationsdaten, Transaktions-/Finanzdaten und hochgeladene Anhänge.
• Veti-, SOAP-, Sprach- und Dokumentenverarbeitung: die für die aktivierte Funktion benötigten Inhalte und Praxisinformationen. Unnötige menschliche Gesundheitsdaten oder andere sensible personenbezogene Daten sollten nicht hochgeladen werden.

Die Praxis ist verantwortlich für die Bestimmung der Rechtsgrundlagen für Erhebung und Übermittlung, die Bereitstellung erforderlicher Hinweise, das Einholen gesonderter Einwilligungen, soweit erforderlich, die Beachtung von Kommunikationspräferenzen und die Berechtigungsverwaltung. Leistungsvereinbarung, aktivierte Funktionen, berechtigte Nutzeraktionen und dokumentierte Supportanfragen bestimmen den Weisungsumfang.

Vetigen verarbeitet Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung und für vereinbarte Zwecke und informiert die Praxis über gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen, soweit dies nicht gesetzlich untersagt ist. Hält Vetigen eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert es die Praxis; der betreffende Vorgang kann bis zur Klärung ausgesetzt werden. Dieser Vertrag erlaubt kein Training allgemeiner Modelle mit Praxisdaten.

Vetigen muss sicherstellen, dass zugriffsberechtigte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und technische/organisatorische Maßnahmen dem Risiko entsprechen. Relevante Kontrollen umfassen Autorisierung, Praxiszugriffsgrenzen und Vorgangsprotokolle. Die Maßnahmen werden anhand des Dienstes und des Verarbeitungsrisikos beurteilt.

• Sicherheitsrichtlinie

Für den Dienst eingesetzte Unterauftragsverarbeiter müssen Vereinbarungen mit den einschlägigen Datenschutzpflichten unterliegen. Vetigen bleibt im gesetzlich und vertraglich vorgeschriebenen Umfang für ihre Leistungen verantwortlich. Nach diesem Vertrag erteilt die Praxis eine allgemeine Genehmigung für die aufgeführten, für den Dienst notwendigen Unterauftragsverarbeiter; Ergänzungen oder Ersetzungen erfordern eine vorherige Information und Gelegenheit zum Widerspruch aus Datenschutzgründen.

Bei einem Widerspruch prüfen die Parteien Lösungen wie einen alternativen Anbieter oder eine Einschränkung der betroffenen Verarbeitung. Bleibt er ungelöst, richtet sich die Fortsetzung oder Beendigung des betroffenen Dienstes nach der Leistungsvereinbarung. Anbieter von Websitewerbung sind nicht zwangsläufig Unterauftragsverarbeiter für Praxisdaten.

• Anbieterliste

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen unterstützt Vetigen die Praxis bei Betroffenenanfragen, Sicherheit, Meldung von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenkonsultationen. Direkt eingehende Anfragen zu Praxisdaten werden an den zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet; außer bei gesetzlicher Verpflichtung entscheidet Vetigen nicht eigenständig im Namen der Praxis.

Vetigen stellt die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags notwendigen Informationen bereit und wirkt an Prüfungen durch die Praxis oder ihren beauftragten unabhängigen Prüfer mit. Die Parteien vereinbaren Umfang, Vorankündigung, Vertraulichkeit und Methoden zum Schutz anderer Kunden; diese Vereinbarungen beseitigen keine gesetzlichen Prüfungsrechte.

Als Auftragsverarbeiter benachrichtigt Vetigen die Praxis nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich. Verfügbare Informationen umfassen Art der Verletzung, betroffene Daten-/Personenkategorien, wahrscheinliche Folgen, getroffene/vorgeschlagene Maßnahmen und einen Kontaktpunkt; sie werden bei Bedarf schrittweise ergänzt. Die Praxis behält ihre Pflichten zur Benachrichtigung von Behörden und betroffenen Personen.

Internationale Verarbeitung erfordert einen gültigen Übermittlungsmechanismus nach geltendem Recht. Dieser Vertrag ersetzt für sich genommen weder einen KVKK-Standardvertrag noch EU-Standardvertragsklauseln oder ein britisches Übermittlungsdokument. Anbieter, Länder, Datenarten und anwendbare Garantien werden für den Dienst bestimmt; erforderliche Dokumente sind Teil der Übermittlungsbedingungen.

Bei Ende des Dienstes werden personenbezogene Daten nach Wahl der Praxis zurückgegeben oder gelöscht und vorhandene Kopien gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Umfang und Zeitpunkt berücksichtigen Datenrechte, Exportantrag und erforderliche technische Schritte. Der Zugriff auf gesetzlich aufzubewahrende Daten bleibt auf diesen Zweck begrenzt.

Die Löschung eines persönlichen Kontos ist von der Beendigung des Praxisvertrags getrennt. Beides stellt keine Weisung zur pauschalen Löschung von Unterlagen unbeteiligter Praxen oder anderer Verantwortlicher dar. Eine automatische vollständige Löschung nach 90 Tagen oder die Erstellung einer Löschbescheinigung ist nach diesem Vertrag nicht das Standardverfahren.

Richten Sie Datenschutz- und Datenanfragen an Vetigen Incorporation unter hello@vetigen.com. Beschreiben Sie Ihre Anfrage, das betreffende Konto oder die Praxis und Ihre Kontaktmöglichkeit. Wir können verhältnismäßige Angaben zur Identitätsprüfung anfordern; senden Sie keine Passwörter oder Bestätigungscodes.