6 praktische Schritte gegen versäumte Tierarzttermine

Trennen Sie zuerst die Datensätze, bevor Sie mehr Nachrichten versenden. Eine Absage, eine unbestätigte Anfrage und ein bestätigter, nicht wahrgenommener Termin sind unterschiedliche Fälle. Werden sie zusammengezählt, sind Problem und Verbesserung schwerer verständlich.

Die folgenden sechs Schritte können Sie testen und messen. Sie sind weder eine garantierte Senkungsquote noch ein universeller Erinnerungsplan.

1. Terminzustände definieren#

Vereinbaren Sie Begriffe: angefragt, bestätigt, abgesagt, verschoben, wahrgenommen und nicht wahrgenommen. Bestimmen Sie die Aktualisierungszuständigkeit. Zählen Sie einen verschobenen Termin nicht zugleich als Absage und Nichterscheinen.

Nutzen Sie eine einheitliche Ausfallquote, etwa „Nichterscheinen bei bestätigten, nicht abgesagten Terminen, deren Uhrzeit verstrichen ist“. Behalten Sie sie in allen Zeiträumen bei. Anfragen oder versandte Nachrichten bilden nicht den Nenner.

2. Zeitpunkt und Änderungsweg deutlich machen#

Nennen Sie Patient, bestätigtes Datum, Uhrzeit, Praxis und Änderungsweg. Verwenden Sie bei nötiger Vorbereitung die klinisch festgelegten Hinweise für diesen Besuch.

Beispielnachricht:

Hallo [Name], [Patient] hat am [Datum] um [Uhrzeit] einen Termin. Falls Sie nicht kommen können oder die Zeit ändern möchten, melden Sie sich über [den von der Praxis betreuten Kontaktweg]. [Praxisname]

Dies ist eine Vorlage und keine Zusage einer automatischen Bestätigungs- oder Absageschaltfläche. Nutzen Sie den tatsächlich betreuten Kontaktweg.

3. Zustellung, Antworten und Bestätigung trennen#

Versand, Lesen und Beantworten bedeuten Verschiedenes. Zeigt das System nur Zustellung an, ist das keine Teilnahmebestätigung. Benennen Sie die Zuständigkeit für Antworten.

Erkunden Sie Vetigens Erinnerungsablauf. Die öffentliche Beschreibung umfasst kontrollierte Zustellung über PetConnect, WhatsApp und SMS. Sie garantiert keine Antwort oder Teilnahme jedes Halters.

4. Abgesagte Zeitfenster im Team prüfen#

Wenn Sie einen freien Termin anbieten, prüfen Sie die genannte Verfügbarkeit und Kommunikationswünsche. Bieten Sie dieselbe Zeit nicht mehreren Personen als bestätigten Termin an. Dokumentieren Sie Kontakt und Antwort.

Dies ist ein Prozessvorschlag, keine Zusage einer automatischen Warteliste, Reservierung nach erster Antwort oder automatischen Lückenfüllung durch Vetigen. Prüfen Sie Behandelnde, Raum und Vorbereitung vor der Bestätigung.

5. Ohne Schuldzuweisung nachfragen#

Ein Dokumentationsfehler, Missverständnis oder anderes Hindernis könnte vorliegen. Fragen Sie klärend:

Hallo [Name], der heutige Termin für [Patient] hat nicht stattgefunden. Bitte melden Sie sich, falls unsere Aufzeichnung korrigiert werden muss. Für einen anderen Termin erreichen Sie uns über [Kontaktweg].

Ergänzen Sie nicht automatisch Gebühren, Rabatte oder medizinischen Rat. Stornobedingungen sollten bei der Buchung klar erklärt worden sein. Die Praxis muss ihre Regeln und lokale Anforderungen gesondert prüfen.

6. Jeweils eine Änderung messen#

Vereinfachen Sie in einem Zeitraum die Nachricht und prüfen Sie im nächsten die Kontaktdaten. Gleichzeitige Änderungen erschweren die Zuordnung einer Verbesserung.

Bei wenigen Terminen verändert ein einzelnes Ereignis die Quote deutlich. Vergleichen Sie ähnliche Zeiträume und zeigen Sie Anzahlen neben Prozenten.

Den Ablauf in Vetigen ansehen#

Connects öffentlicher Ablauf umfasst Freigabe, Ablehnung und Verschiebung von Terminanfragen. PetConnect hilft Haltern, Anfragen und bestätigte Details zu verfolgen. Connect erkunden.

Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto oder nutzen Sie Rückruf anfordern, um Buchungen und Erinnerungen zu besprechen. Nutzen Sie anschließend unsere Recall- und Erinnerungsvorlagen und den Terminplanungsleitfaden.