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Nach einem Termin sollten Tierhalter wissen, wo sie die von Ihnen freigegebene Akte finden, ob ihr nächster Termin bestätigt ist und wie sie Ihr Team erreichen. Beginnen Sie bei der Auswahl einer Tierhalter-App für Ihre Tierarztpraxis mit diesen Aufgaben. Downloadzahlen allein zeigen nicht, ob sie funktionieren.
Dieser Leitfaden richtet sich an Praxisinhaber und Praxismanager, die eine App mit einem Kundenportal vergleichen. Nutzen Sie die Auswahltabelle bei einer Vorführung des Anbieters und testen Sie anschließend eine Aufgabe mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie den Ablauf in der gesamten Praxis ausweiten.
Kundenaufgabe vor dem Kanal auswählen#
Gruppieren Sie eingehende Anfragen eine Woche lang nach Zweck: Aktenkopie, Terminanfrage, Terminbestätigung oder Verwaltungsfrage. Erfassen Sie Kategorien und Anzahlen, ohne private Nachrichteninhalte in eine neue Tabelle zu kopieren. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe aus, die Kunden digital erledigen könnten.
Wenn der Empfang wiederholt Impfnachweise versendet, testen Sie zuerst den Aktenzugriff. Wenn Terminanfragen schwer nachzuverfolgen sind, testen Sie den Weg von der Anfrage über die Prüfung bis zur Bestätigung. Halten Sie diese Ziele getrennt, damit das Ergebnis nachvollziehbar bleibt.
Unser Leitfaden zur digitalen Erfahrung von Tierhaltern betrachtet die Perspektive der Halter. Hier geht es um den Praxisablauf, der diese Erfahrung ermöglicht.
Tierhalter-App oder Kundenportal der Tierarztpraxis?#
Keine der beiden Bezeichnungen garantiert eine Funktion. Ein Portal kann auf dem Smartphone gut funktionieren, während einer App eine für Ihr Team erforderliche Aktion fehlt. Lassen Sie sich vom Anbieter dieselben Aufgaben in beiden Varianten vorführen.
Entscheidungsbereich | In einer App testen | In einem Webportal testen |
|---|---|---|
Erster Zugang | Installation, Anmeldung und Praxiszuordnung | Link öffnen, anmelden und der Praxis zuordnen |
Eine Akte finden | Das richtige Tier und Dokument auswählen | Dasselbe Dokument im mobilen Browser finden |
Benachrichtigungen | Verfügbarer Weg bei deaktivierter Berechtigung | Tatsächlich angebotene E-Mail- oder andere Kanäle |
Termine | Eine Anfrage unterscheidet sich klar von einem bestätigten Termin | Dieselbe Unterscheidung ist sichtbar |
Support | Telefonwechsel oder Zugang wiederherstellen | Zugang oder einen fehlenden Link wiederherstellen |
Arbeitsaufwand des Teams | Wo Anfragen in der Arbeitsliste des Teams eingehen | Wo Anfragen in der Arbeitsliste des Teams eingehen |
Kennzeichnen Sie vor der Bewertung einer Option jede Aufgabe als vorgeführt, nicht vorgeführt oder außerhalb des Umfangs. Eine Aussage im Verkaufsgespräch ist etwas anderes als eine Aufgabe, die Ihr Team selbst erledigt hat. Lassen Sie nicht zu, dass eine hohe Gesamtpunktzahl einen fehlenden kritischen Ablauf verdeckt.
Festlegen, was Tierhalter sehen können#
Trennen Sie zur Freigabe genehmigte Akten von den Arbeitsnotizen des Teams. Legen Sie fest, wer ein Dokument veröffentlicht, wie eine Korrektur die Halter erreicht und wer sich um ein falsch zugeordnetes Tier kümmert. Testen Sie mit den vorgesehenen Benutzerrollen.
Die Produktseite von PetConnect beschreibt den Zugriff auf von der Praxis freigegebene Gesundheitsakten, Terminanfragen und Nachrichten an die Praxis. Sie beschreibt auch die Zustimmung der Halter beim Teilen der Krankengeschichte mit einer anderen Praxis. Prüfen Sie bei der Bewertung, wie diese Schritte in Ihrer eigenen Praxis funktionieren würden.
Klären Sie die Erwartungen an die Kommunikation. Eine Eingangsbestätigung für eine Anfrage ist keine Terminbestätigung. Teilen Sie den Haltern mit, wann ein Kanal betreut wird, wer antwortet und welchen von der Praxis freigegebenen Kontaktweg sie bei dringenden Anliegen nutzen sollen. Stellen Sie App-Nachrichten nicht als Ersatz für eine dringende Untersuchung dar.
Zweiwöchigen Pilotversuch mit einem Ziel durchführen#
Zwei Wochen sind ein vorgeschlagener Arbeitszeitraum, kein Branchenmaßstab und kein Ergebnisversprechen. Passen Sie ihn an die Kapazität Ihres Teams an. Laden Sie eine kleine, freiwillige Gruppe ein und halten Sie einen bestehenden Kontaktweg für Menschen offen, die die App nicht nutzen können.
Erster Tag: eine nützliche Aufgabe erklären#
Lassen Sie den Empfang eine Akte mit einem Demokonto oder einer entsprechend autorisierten Testumgebung vorführen. „Hier können Sie den Impfnachweis öffnen, den unsere Praxis bereitstellt“ gibt den Haltern einen konkreten Grund, anzufangen. Achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder dieselbe Erklärung geben.
Erste Woche: Schwierigkeiten erfassen#
Erfassen Sie Anmeldung, Praxiszuordnung, Tierauswahl und Dokumentenabruf getrennt. Wer sich nicht anmelden kann, hat ein Zugangsproblem; das belegt keine Abneigung gegen digitale Kommunikation. Weisen Sie jedem Problem eine verantwortliche Person und einen Nachverfolgungstermin zu. Beziehen Sie auch Rückmeldungen von Menschen ein, die keine App installieren können.
Zweite Woche: erledigte Arbeit messen#
Kennzahl | Berechnung | Was sie beurteilen hilft |
|---|---|---|
Abgeschlossene Einrichtung des Zugangs | Personen mit abgeschlossener Kontozuordnung / eingeladene Personen | Fortschritt bei der Einrichtung |
Aufgabenabschluss | Personen, die die Akte finden / Personen, die die Aufgabe versuchen | Nutzbarkeit der gewählten Aufgabe |
Unterstützungsbedarf | Personen, die Hilfe anfordern / Personen, die die Aufgabe versuchen | Vom Team benötigte Unterstützung |
Bearbeitungszeit bis zum Abschluss | Zeit von der Anfrage bis zur abschließenden Aktion des Teams | Antwortprozess der Praxis |
Erfassen Sie den Nenner und den Datumsbereich. Ein kleiner Pilotversuch zeigt nicht, wie sich alle Kunden verhalten werden. Unsere Checkliste zur Patientenaufnahme hilft, eine digitale Anfrage mit dem Empfang zu verbinden.
Fünf Fragen vor der Auswahl klären#
- Wie wird ein Halterkonto dem richtigen Tier und der richtigen Praxis zugeordnet?
- Wer darf eine Akte freigeben und wie wird eine fehlerhafte Freigabe korrigiert?
- Wo erscheint eine Terminanfrage und wer bestätigt sie?
- Wer unterstützt Halter, die sich nicht anmelden können?
- Was geschieht mit Aktenzugriff und Exporten, wenn die Praxis das System wechselt?
Stellen Sie die fünfte Frage vor dem Kauf. Die Checkliste zur Vorbereitung der Datenmigration unterscheidet zwischen Akten, die Sie übertragen müssen, und Informationen, die Sie möglicherweise in einem zugänglichen Archiv aufbewahren müssen.
Häufig gestellte Fragen#
Was ist mit Haltern, die keine App nutzen?#
Behalten Sie Ihren bestehenden Telefonkontakt oder einen anderen freigegebenen Weg bei. Das Team sollte unabhängig vom Kanal der Halter mit einer einheitlichen Patientenakte und einem einheitlichen Terminstatus arbeiten. Legen Sie auch für den alternativen Weg die Verantwortung fest.
Wie viele Downloads gelten als Erfolg?#
Für diesen Pilotversuch gibt es keinen sinnvollen allgemeingültigen Zielwert. Definieren Sie eine Aufgabe und vergleichen Sie Abschlussquote, Hilfsanfragen und die Fähigkeit des Teams, Anfragen abzuschließen, mit der Ausgangslage. Downloads beschreiben die Reichweite, aber nicht den Aufgabenabschluss.
Wird jede Nachricht zu einem Termin oder einem klinischen Eintrag?#
Das hängt vom System ab. Testen Sie die tatsächliche Abfolge. Behandeln Sie eine Nachricht, eine Terminanfrage und einen tierärztlich freigegebenen Eintrag als unterschiedliche Zustände, bis Sie das Produktverhalten geprüft haben.
Entscheidungsunterlagen für Ihre Praxis erstellen#
Laden Sie die bearbeitbare Checkliste zur App-Bewertung herunter. Erfassen Sie für jeden Prüfpunkt Nachweise, eine verantwortliche Person und eine Entscheidung. Die fertige Datei sollte Arbeit beschreiben, die Ihr Team getestet hat.
Eine leere Nachverfolgungstabelle ist ebenfalls enthalten. Verwenden Sie Aktenreferenzen; duplizieren Sie keine Patienten- oder Kundendaten in dieser Arbeitsdatei.
